淺談中小企業(yè)信息化管理整合及運用之道

中小企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的重要力量，在創(chuàng)新產(chǎn)業(yè)發(fā)展中具有不可替代的重要作用，因此，搞好中小企業(yè)信息化是信息化發(fā)展的一個重要的組成分，也是提高中小企業(yè)競爭力的重要內(nèi)容。
　　然而如今中小企業(yè)傳統(tǒng)、復(fù)雜、異構(gòu)的信息化環(huán)境卻讓CIO們感到十分棘手，舉步維艱。如今不少中小企業(yè)已上馬了三個以上軟件系統(tǒng)，比如OA、ERP、CRM、HR、BI以及財務(wù)軟件，但這些軟件的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)庫類別、操作系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)等都不盡一樣，位置分散相互獨立，甚至一些中小企業(yè)在同一個系統(tǒng)下的財務(wù)、辦公、銷售、生產(chǎn)等系統(tǒng)也各自獨立。
　　最關(guān)鍵的問題是這些異構(gòu)系統(tǒng)之間成為多個應(yīng)用和數(shù)據(jù)的孤島，難于共享數(shù)據(jù)和資源，相互之間不能互為數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)的完整性和可用性差，企業(yè)決策者無法集中看到所有關(guān)鍵數(shù)據(jù)，難于及時掌控各種準(zhǔn)確有效數(shù)據(jù)，因而大大提高了企業(yè)營運成本，減弱了企業(yè)市場快速響應(yīng)力，也大為降低中小企業(yè)綜合競爭力。一些中小企業(yè)老舊IT系統(tǒng)甚至"陷于不義"，產(chǎn)生自相矛盾、過時錯誤的數(shù)據(jù)信息，使企業(yè)在錯誤時間錯誤地點做出了錯誤的決策，貽害不淺。
　　因此面對日益繁復(fù)龐雜的IT系統(tǒng)中小企業(yè)如何來科學(xué)有效地統(tǒng)籌管理？如何將不同時期的不同新舊系統(tǒng)進(jìn)行整合，簡化管理和操作流程，消除數(shù)據(jù)孤島、信息孤島，降低IT系統(tǒng)總體擁有成本，提高業(yè)務(wù)服務(wù)水平，發(fā)揮最大的效益，并創(chuàng)造優(yōu)異的靈活性來適應(yīng)未來的業(yè)務(wù)變化，是每個中小企業(yè)都必須解決的重要而迫切話題。
　　首先以中小企業(yè)最常用的OA、ERP兩大軟件系統(tǒng)的運用及整合為話題，拋磚引玉，重點闡述IT系統(tǒng)兼容、整合的思想、方向。
　　OA、 ERP作為目前中小企業(yè)管理兩大軟件，ERP涉及物流、生產(chǎn)、財務(wù)等企業(yè)數(shù)據(jù)的處理和分析，OA系統(tǒng)則用于無紙化辦公，是企業(yè)的工作審批和知識管理平臺。
　　ERP在企業(yè)運用中包含分銷、制造、財務(wù)分，涉及采購管理、倉庫管理、庫存控制、生產(chǎn)計劃、分銷計劃、車間控制、質(zhì)量管理、工資管理、人力資源等近三十個模塊；企業(yè)經(jīng)營管理也需要協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，OA主要涉及公文管理、會議管理、檔案管理、人事管理、客戶信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)等模塊，對于企業(yè)的文件、檔案、資料、資產(chǎn)、用品等的管理也是必不可少的。所以 OA不能取代ERP，同樣道理ERP也不能取代OA。
　　然而，在如今以"知識管理"為核心的全新智能管理系統(tǒng)日漸盛行，OA、ERP、CRM等系統(tǒng)陸續(xù)引入的同時，許多中小企業(yè)不能不面對這樣一個重大事實：這些系統(tǒng)大都自以為是、各自為政，常形成信息孤島，無法形成整合效應(yīng)來幫助企業(yè)進(jìn)行更高效的管理決策，因此業(yè)界一直在努力探索： OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)是否存在著接口、集成問題，兩者如何充分融合協(xié)同，互為促進(jìn)，以為用戶單位節(jié)資源、發(fā)揮最大效用？
　　比如，某個大集團(tuán)下屬企業(yè)多，地域大，分布雜，它最大希望就是一個大ERP系統(tǒng)上能具有OA功能，而不需另外再買OA；而對一個中小企業(yè)而言，ERP投資巨大，周期長，它希望買一個好的OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)也具有ERP分功能，能滿足一些基本考勤、工資核算等數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計、匯總功能，而不必再買ERP。起碼，上了 ERP也上了OA，企業(yè)老總能通過OA的綜合查詢系統(tǒng)可以像閱讀EMAIL一樣方便地了解由ERP系統(tǒng)匯總轉(zhuǎn)換而來數(shù)據(jù)、報單吧？而不是各自為政互為割裂，無法調(diào)用。
　　再者，在一個同時上馬了OA、ERP系統(tǒng)的中小企業(yè)里，在有關(guān)借款報銷的集成上，它很希望能先通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)有關(guān)支付流程的審批，然后把審批金額寫入ERP的AP模塊，形成相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù)，再進(jìn)行支付操作；再如有關(guān)考勤信息的集成，企業(yè)也希望能通過OA實現(xiàn)員工請假申請審批流程，審批通過后直接把考勤信息寫入ERP中的HR模塊進(jìn)行考勤統(tǒng)計、薪酬計算；還如員工績效考核的集成，企業(yè)也希望能通過OA系統(tǒng)進(jìn)行員工考評文件的審批，審批后把結(jié)果寫入ERP中的人力資源績效考核模塊個人信息中進(jìn)行細(xì)化。
　　同樣，實現(xiàn)多種產(chǎn)品的整成、賦予產(chǎn)品更強(qiáng)的功能也是各種軟件技術(shù)發(fā)展的一個重要方向。在歐美，ERP的管理范圍有繼續(xù)擴(kuò)大的趨勢，兼容并蓄企業(yè)本身的所有經(jīng)營業(yè)務(wù)、企業(yè)的辦公業(yè)務(wù)、企業(yè)之間的協(xié)同商務(wù)業(yè)務(wù)等。這樣，OA也融入ERP系統(tǒng)中，將企業(yè)管理人員在辦公室中完成的全業(yè)務(wù)都納入到了其管理范圍內(nèi)，實現(xiàn)對企業(yè)的大分工作及相關(guān)內(nèi)外環(huán)境的全面管理。
　　據(jù)悉，這種"ERP＋OA"的整合方式引起了包括微軟、IBM、SAP等許多國際軟件巨頭CIO的關(guān)注，并積極推進(jìn)。
　　因此，整合中小企業(yè)幾大常用管理軟件OA、ERP、CRM、HR等、使之為共同目標(biāo)運作的集成軟件已成了大勢所趨，未來企業(yè)管理系統(tǒng)將向綜合協(xié)同管理平臺大步前進(jìn)，通過類似"門戶技術(shù)"對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行緊密整成，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)一，使得OA、ERP等系統(tǒng)中的各種信息、數(shù)據(jù)能通過綜合門戶在管理支撐系統(tǒng)中有力展現(xiàn)出來，以提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等一體化服務(wù)。

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